Controlling aufbauen: Die ersten drei Schritte, wenn es noch kein Controlling gibt
Vor dem ersten Reporting: vorhandene Zahlen verstehen, Ziele klären und den Aufbau am tatsächlichen Bedarf ausrichten.
Kurz zusammengefasst
Wer ein Controlling neu aufbaut, sollte nicht mit dem Reporting beginnen. Drei Schritte kommen davor: schauen, was an Zahlen schon da ist, klären, wofür das Controlling gebraucht wird, und dann priorisieren.
Der häufigste Fehler in der ersten Woche ist, sich zu früh in Details zu verlieren. Und jede Auswertung sollte für den gebaut werden, der damit entscheidet – nicht für den, der sie erstellt.
Der häufigste Fehler: zu früh in die Details
Ein häufiger Fehler beim Aufbau eines Controllings passiert in der ersten Woche. Man steigt zu schnell in die Details ein.
Irgendeine Zahl sieht auffällig aus, man zieht daran – und drei Tage später weiß man alles über eine einzelne Kostenstelle. Aber immer noch nicht, wo das Unternehmen insgesamt steht.
Ich werde oft gefragt, wo man anfängt, wenn es bisher noch gar kein richtiges Controlling gibt. Meine Antwort sind drei Schritte. Und keiner davon heißt „Reporting bauen“.
Schritt 1: Schauen, was schon da ist
Das Unternehmen hat bisher auch gearbeitet – oft seit vielen Jahren und durchaus erfolgreich. Also gibt es bereits Zahlen, auch ohne Controlling-Abteilung.
Typische Quellen sind:
- GuV und Bilanz aus dem Jahresabschluss
- die BWA, also die betriebswirtschaftliche Auswertung, die Steuerberater oder Buchhaltung monatlich liefern
- Daten im ERP-System
- Excel-Listen und Auswertungen, die einzelne Mitarbeitende intern pflegen
Mein erster Schritt ist deshalb immer: verstehen, was vorhanden ist. Drei Fragen leiten mich dabei:
- Welche Zahlen gibt es?
- Wie belastbar sind sie?
- Was fehlt tatsächlich – und was ist vielleicht nur noch nicht sichtbar?
Schritt 2: Klären, wofür das Controlling gebraucht wird
Dann spreche ich mit der Geschäftsführung oder dem Finanzverantwortlichen. Ich stelle Fragen, die vor jedem neuen Reporting beantwortet sein sollten:
- Wofür brauchen Sie das Controlling?
- Welche Informationen benötigen Sie kurzfristig für Ihre Entscheidungen?
- Wo soll das Unternehmen in zwei Jahren stehen?
Die Antworten bestimmen, wie das Controlling aussieht. Ein Controlling, das vor allem die Anforderungen einer Bank erfüllen soll, ist anders gebaut als eines, mit dem eine Geschäftsführung ihr Unternehmen aktiv steuern möchte.
Schritt 3: Priorisieren
Erst danach wird aufgebaut. Und zwar in der Reihenfolge, die dem Unternehmen den größten Nutzen bringt – nicht in der Reihenfolge, die ein Lehrbuch vorgibt.
Was zuerst kommt, ergibt sich aus Schritt 2. Erwartet die Bank belastbare Zahlen, steht etwa die Liquiditätsplanung vorn. Will die Geschäftsführung wissen, welche Bereiche sich tragen, beginnt man eher mit einem Kostenstellenreporting.
Auswertungen für den Leser bauen, nicht für sich selbst
Ein Punkt ist mir beim Aufbau besonders wichtig. Ich baue Auswertungen anders auf als ein Kollege, der stärker mit sehr granularen Strukturen arbeitet. Ich arbeite zum Beispiel gern mit visuellen Markierungen, weil sie Zusammenhänge schneller erfassbar machen.
Beides kann richtig sein. Falsch wird es, wenn man eine Auswertung für sich selbst baut – und nicht für den, der damit Entscheidungen treffen soll.
Eine Geschäftsführung muss schnell erkennen können, was relevant ist. Sonst wird aus einem Reporting sehr schnell eine Datei, die irgendwann niemand mehr öffnet.
Die drei Schritte auf einen Blick
1. Bestand aufnehmen
- Leitfrage
- Welche Zahlen gibt es, und wie belastbar sind sie?
- Ergebnis
- Überblick über GuV, Bilanz, BWA, ERP-Daten und interne Listen
2. Zweck klären
- Leitfrage
- Wofür braucht die Geschäftsführung das Controlling?
- Ergebnis
- Klare Anforderungen: kurzfristige Entscheidungen und Ziel in zwei Jahren
3. Priorisieren
- Leitfrage
- Was bringt dem Unternehmen zuerst den größten Nutzen?
- Ergebnis
- Reihenfolge für den Aufbau, ausgerichtet am Bedarf statt am Lehrbuch
Häufige Fragen
Wo fängt man an, wenn es noch kein Controlling gibt?
Mit einer Bestandsaufnahme der vorhandenen Zahlen, nicht mit einem neuen Reporting. Danach wird mit der Geschäftsführung geklärt, wofür das Controlling gebraucht wird. Erst dann wird priorisiert und aufgebaut.
Was ist der häufigste Fehler beim Aufbau eines Controllings?
Zu früh in die Details einzusteigen. Wer sich in der ersten Woche in eine auffällige Kostenstelle vertieft, kennt danach eine Einzelheit, aber nicht die Gesamtlage des Unternehmens.
Welche Unterlagen braucht man für den Start?
In der Regel reichen GuV, Bilanz, die monatliche BWA, Daten aus dem ERP-System und die Excel-Listen, die intern gepflegt werden. Entscheidend ist, wie belastbar diese Zahlen sind.
Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Controlling?
Die Buchhaltung erfasst, was geschäftlich passiert ist. Das Controlling bereitet diese Zahlen für die Steuerung auf: Es plant, vergleicht Plan und Ist und zeigt, wo die Geschäftsführung handeln sollte.
Wie lange dauert es, ein Controlling aufzubauen?
Das hängt von der Ausgangslage und den Zielen ab. In einem Praxisbeispiel aus dem Maschinenbau entstanden die ersten tragfähigen Bausteine in rund drei Monaten.
Braucht man dafür eine Controlling-Software?
Nicht zwingend. Viele Auswertungen lassen sich mit einer sauber aufgebauten Excel-Lösung abbilden, gerade am Anfang. Wichtiger als das Werkzeug ist eine durchdachte Struktur.
Was ist externes Controlling?
Beim externen Controlling übernimmt eine erfahrene Controllerin die Aufgaben, ohne fest angestellt zu sein – etwa an einzelnen Tagen im Monat oder eine Woche im Quartal. Das passt zu Unternehmen, die verlässliche Zahlen brauchen, aber (noch) keine eigene Controlling-Abteilung.